Den richtigen Videokonferenzdienst wählen

In den vergangenen zwei Jahren ist gefühlt jede Woche ein neuer Videokonferenzdienst präsentiert worden. Die Auswahl an Anbietern ist riesig und die wesentlichen Unterschiede kaum auf den ersten und zweiten Blick erkennbar. Dabei gibt es unzählige Features und Spezifikationen, die beachtet werden können und einige von denen auch sollen. An dieser Stelle wollen wir eine kleine Liste mit Tipps zur Entscheidungsfindung zur Verfügung stellen. Die Reihenfolge ist zufällig.

Whiteboarding, Break-Out-Rooms, Übersetzung, Livetranscription und viele andere nützliche Features sind in vielen Videokonferenzdiensten enthalten. Natürlich haben alle diese Funktionen ihren Nutzen und können für bestimmte Zwecke eine enorme Vereinfachung sein. Bei der Entscheidung, welche dieser Features unbedingt verfügbar sein sollte, ist es wichtig zu Bedenken, dass jede Zusatzfunktion die Bedienung des Dienstes komplizierter macht. In den meisten Fällen reicht die Möglichkeit aus Konferenzen mit mehreren Gegenstellen zu machen und dabei Präsentationen zu teilen.

Welcher Preis angemessen ist, kann nicht generell gesagt werden. Wenn Sie jedoch Preise vergleichen, sollten Sie unbedingt auf versteckte Kosten und Staffelpreise achten. Gerade bei Gratistestversionen, die vordergründig fast jedes Feature gratis zur Verfügung stellen, wissen wo Sie den Dienst beschneiden müssen, um die Verwendung im Geschäftsalltag unbrauchbar zu machen.

Wenn Sie Preise vergleiche, stellen Sie sich unbedingt immer den Preis aus der gesamten Anzahl User und den benötigten Features zusammen. So vermeiden Sie unangenehme Überraschungen bei der Verrechnung.

Neben den Funktionen während einer Videokonferenz, sind zusätzliche Plugins und Integrationen entscheidend dafür, wie schnell sich der Dienst in Ihrem Unternehmen etablieren wird und wie er Ihren Arbeitsalltag erleichtern wird. Achten Sie darauf, dass der Dienst im mindesten ein Add-In für den von in Ihrem Unternehmen verwendeten Kalender anbietet. Dabei sind Add-Ins für den Outlook Kalender mittlerweile fast zum Standard geworden. Normale Meetings können meistens per Klick zu einer Videokonferenz verwandelt werden. Bei der Raumreservation wird auch das Videokonferenz Raumsystem miteingeladen. Ihr täglicher Workflow wird also kaum verändert und ist mit minimalem Aufwand um die Videokomponente erweitert.

Wenn Sie den Dienst in grösserem Umfang verwenden wollen können Sie viele Videokonferenzapps als Telefonclient verwenden. Ihre App wird dann direkt an das öffentliche Telefonnetz angeschlossen. So reduzieren Sie die Anzahl Installationen auf dem Computer Ihrer Mitarbeiter.

Überlegen Sie sich, ob Sie den Dienst nur für die interne oder auch die externe Kommunikation genutzt werden. Brauchen Sie den Dienst nur intern müssen Sie sich über die Erreichbarkeit definitiv weniger Gedanken machen. Wenn alle Teilnehmer eine installierte App verwenden, entstehen praktisch keine Probleme im Betrieb. Immer überprüfen sollten Sie aber dennoch wie sich Gäste in Konferenzen einwählen können. Testen Sie die Gästefunktion unbedingt, da nicht alle Anbieter diesem Bereich gleich viel Entwicklungszeit widmen. Überlegen Sie sich beim testen ob Sie dies auch einem schwierigeren Kunden zumuten würden für ein Verkaufs- oder Consultinggespräch.

Hier sind die Unterschiede bei den verschiedenen Diensten am grössten. Auch wenn es bei dem diesem Punkt oft «nur» um Design geht, sollte dieser auf keinen Fall vernachlässigt werden. Von privaten Apps, wie What’s App oder dem Facebook Messenger sind wir uns gewisse Aufteilungen und hierarchische Strukturen gewohnt. Die Videokonferenzapp am Arbeitsplatz folgt diesem Design im Idealfall. Dabei sollten die grundlegendsten Funktionen auch von weniger technikaffinen Menschen ohne Schulung genutzt werden können. Auch in Bezug auf Roll-Out und der Akzeptanz innerhalb Ihrer Firma ist dieser Punkt entscheidend. Das Design der App soll dann auch an Controllern für Videokonferenzsystemen zum Zug kommen. Gerade in Konferenzräumen sollte die One-Touch-Join Funktion für geplante Meetings zur Verfügung stehen.

Informieren Sie sich darüber, wie der neue Dienst und die App in der ganzen Organisation ausrollen können. Gerade bei Office 365 Integrationen kann die Implementierung komplexer werden. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch in Erfahrung bringen wie schnell neue User aktiviert und bereitgestellt werden können.

Generell sollten Sie sich überlegen und für den Dienst in Erfahrung bringen, wie Sie den Support organisieren können und ob Sie diesen vielleicht auch an eine Drittfirma abgeben wollen. Gerade wenn Sie komplexe interne Netzwerkinstallationen haben, werden Ihnen die grossen Anbieter in Supportfällen nicht individuell weiterhelfen. Gerade bei Microsoft Teams ist es für Unternehmen üblicher Grössen praktisch unmöglich 3rd Level Support zu erhalten. Beim Auslagern des Supports erhalten Sie im Bedarfsfall Hilfe von Technikern, die sich ständig mit Videokonferenz auseinandersetzen und Sie werden schnell wieder Konferenzen wie gewohnt abhalten können.

Klar über dieses Thema könnten ganze Bücher geschrieben werden. Dazu kommt, dass die Themen Verschlüsselung und sicher Datenspeicherung sehr komplex und für Laien nur oberflächlich zu verstehen sind. Viele negative Berichte, vor allem zu Beginn der Covid-19 Pandemie von mehr oder weniger versierten Journalisten, haben zum Teil unbegründet ein schlechtes Licht auf die Videokonferenzbranche geworfen. Neben der technischen Verfügbarkeit, für die ein Anbieter selbst sorgen muss, ist es für internationale Firmen sicher auch interessant, ob ein Dienst in China und Russland ebenfalls verfügbar ist.

Da viel damit geworben wird, wir aber finden, dass dieser Punkt differenziert, beachtet werden sollte. Heute bietet fast jeder gratis Dienst Konferenzen mit 25 meistens jedoch mit 100 Gegenstellen an. Geht man also nach Elon Musk’s Zwei-Pizzaregel wird jeder Dienst diese Anforderungen erfüllen. Wir empfehlen daher diesem Faktor nicht Zuviel Gewicht zu geben. Für Marketingaktionen oder Massenbriefings kann auch bei Bedarf ein Dienst gemietet werden oder Sie für solche Aktivitäten zu einem massiv günstigeren Preis als Livestream durch. Das Livestream Feature ist in vielen Diensten enthalten oder als Option buchbar. Livestreams haben für die Zuschauer nur eine eingeschränkte Interaktivität zu z.B. Fragen stellen über einen Chat.

Mit der (teilweise) Rückkehr in das Büro, werden auch Videokonferenzsysteme für das Sitzungszimmer wieder aktuell. Bei der Wahl sollte dieser Punkt unbedingt mit einfliessen. Gibt es für den gewählten Dienst Hardware-Systeme? Bietet diese der Hersteller selbst an oder gibt es zertifizierte Raumsysteme. Das ist besonders wichtig für den «Ease-of-Use» Gedanken, da bei dedizierter Hardware davon auszugehen ist, dass das User Interface in gleichem Design wie die Apps daherkommen. Daneben sind die Raumsysteme aus den Apps auch direkt anwählbar, ohne extra ein Meeting zu erstellen. Natürlich ist auch dieses Thema nicht im Umfang dieser Liste abzuhandeln. Aber grundsätzlich gilt es darauf zu achten ob die Hardwaresysteme des Dienstes aktuell sind. Da im letzten Jahr viel Entwicklung in Sensorchips für Kameras und künstlicher Intelligenz im Einsatz zur Gesichtserkennung stattgefunden hat.

Gerade im Bezug auf Hardware in Konferenzräumen ist es wichtig vor dem Entscheid zu checken, welche Meetings von Drittanbietern über den gewählten Dienst erreichbar sind. Wichtig dabei ist, dass viele Dienste auf der Hardware offener nach aussen sind als von den Apps aus. Viele Hardwarehersteller bieten mittlerweile auch die Möglichkeit die Systeme in Kombination mit einem Laptop als «Bring Your Own Device» Gerät zu nutzen. Das heisst, dass nur die Audio- und Videotechnik des Gerätes genutzt wird und die Videokonferenz über eine App auf dem Computer des Users stattfindet. So können Sie theoretisch auch Whats App Videokonferenzen im Sitzungszimmer durchführen.