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8 Tipps zur erfolgreichen Durchführung von Meetings

Laut Wolf Management Consultants ist die Hälfte der gesamten Meetingzeit verschwendet, wobei 73 Prozent der Fachleute zugeben, dass sie unzusammenhängende Dinge tun, und 39 Prozent sogar in Meetings eingenickt sind. Denken Sie darüber nach, was die realen Kosten für Ihr Unternehmen im Zusammenhang mit unproduktiven Meetings sind. Mit der Zeit wird der Geldbetrag, der verschwendet wird, astronomisch. 

According to Wolf Management Consultants, half of all meeting time is wasted with 73 percent of professionals admitting to doing unrelated work and 39 percent even dozing off in meetings. Think about what the real-world costs is to your company associated with unproductive meetings. Over time the amount of money wasted becomes astronomical.

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1. Definieren Sie ein klares Ziel

1. Define a Clear Goal

Die Erstellung einer effektiven Meeting-Agenda und deren vorherige Versendung hilft, den Ton und die Ausrichtung des Meetings festzulegen. Eine feste Agenda, an die Sie sich strikt halten, kann organischen Gesprächen im Weg stehen, aber klare Start- und Endzeiten mit skizzierten Zielen und Themen für wichtige Segmente des Meetings können helfen, das Meeting vorwärts und auf den Punkt zu bringen.

Creating an effective meeting agenda and sending it out in advance helps set the tone and focus for the meeting. Having a fixed agenda that you rigorously stick to can get in the way of organic conversations but having clear start and end times with outlined goals and topics for major segments of the meeting can help keep the meeting moving forward and on point.

2. Nur die richtigen Personen einbeziehen

2. Only Include the Right People

Ein wichtiger Aspekt bei der Durchführung effektiver Meetings ist es, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Personen zur richtigen Zeit dabei haben, die aktiv zum Meeting beitragen können. Für einen echten Richtungswechsel sollten Sie sich Teilnehmer außerhalb Ihres unmittelbaren Teams in Erinnerung rufen, die in der Lage sein könnten, verschiedene Perspektiven und Erfahrungen in das Meeting einzubringen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie in Ihrer Meeting-Beschreibung einen Link für die Einladung zur Videokonferenz einfügen, damit entfernte Mitarbeiter problemlos an der Konferenz teilnehmen und von Angesicht zu Angesicht an der Besprechung teilhaben können.

An important aspect of running effective meetings is ensuring you have the right people in attendance that can actively contribute to the meeting. For a real game changer, try to think of participants outside your immediate team who may be able to bring different perspectives and experiences to the meeting. In addition, make sure you include a video conference invite link in your meeting description so remote employees can easily join the call and participate face to face.


3. Aktive Teilnehmer gewinnen

3. Engage Attendees

Stellen Sie sicher, dass alle im Raum wachsam sind und zu den Zielen des Meetings beitragen, indem Sie das Meeting optimistisch und engagiert halten. Die Unterteilung des Meetings in Paare oder Kleingruppen mit Aufgaben, an denen gemeinsam gearbeitet werden soll, stellt sicher, dass alle aktiv am Meeting teilnehmen. Sie können Ihre Meetings auch mit einem freundschaftlichen Wettbewerb zwischen den Gruppen anregen. Stellen Sie sicher, dass sich Remote-Mitarbeiter genauso einbezogen fühlen wie die Personen, die persönlich an der Besprechung teilnehmen. Lifesize macht es für Remote-Teilnehmer einfach, an der Besprechung teilzunehmen und ihren Bildschirm zu teilen. Die persönliche Interaktion hält sie auch während des Gesprächs konzentriert und engagiert.

Make sure everyone in the room is alert and contributing to the goals of the meeting by keeping the meeting upbeat and engaging. Dividing the meeting into pairs or small groups with tasks to work on together will ensure everyone is actively engaged in the meeting. You can also energize your meetings with friendly competition among the groups. For remote employees, make sure they feel just as included as the people attending the meeting in person. Lifesize makes it easy for remote attendees to participate in the meeting and share their screen. The face-to-face interaction also keeps them focused and engaged during the call.

4. Schaffen Sie einen sicheren Meetingraum

4. Create a Safe Meeting Space

Um verschiedene Perspektiven und Ansichten zu erhalten, sollte jeder an dem Meeting teilnehmen, aber oft werden Meetings von nur wenigen offenen Leuten dominiert. Manchmal kommen die besten Ideen von dem ruhigen Mitarbeiter, der nicht gut darin ist, in großen Gruppen zu sprechen, besonders wenn größere Persönlichkeiten im Raum sind. Fördern Sie ein Umfeld, das Feedback und Meinungen aller willkommen heißt, indem Sie die Teilnahme ausbalancieren. Bieten Sie jeder Person die Möglichkeit, während des Meetings zu sprechen, indem Sie regelmäßig um Input bitten und Fragen stellen.

To get diverse perspectives and insights everyone in the meeting should participate but often meetings are dominated by just a few outspoken people. Sometimes the best ideas come from the quiet employee that’s not great at speaking in large groups, especially when there are bigger personalities in the room. Foster an environment that welcomes everyone’s feedback and opinions by balancing the participation. Provide opportunities for each person to speak during the meeting by regularly asking for input and inviting questions.


5. Halten Sie das Meetingziel im Fokus.

5. Keep the Conversation Focused

Ein Team verliert an Dynamik, wenn Menschen mehrere Gespräche führen, die vom Kurs abweichen. Dies ist ein weiterer Grund, warum eine Agenda wichtig ist. Wenn ein Punkt auftaucht, der nicht auf der Tagesordnung steht, bitten Sie die Teilnehmer, das Thema auf das Ende des Meetings zu verlegen. Erwägen Sie die Auswahl eines Moderators, der Sie auf sanfte Weise an das Thema erinnert, das diskutiert wird, wenn das Meeting vom Kurs abkommt.

A team loses momentum when people start down multiple conversational tracks that veer off course. This is another reason why an agenda is important. If a topic comes up that is not on the agenda, ask the attendee to save the topic for the end of the meeting if there’s time or to address that topic in a different meeting. Consider using a meeting moderator who will give a gentle reminder of the topic that is being discussed when the meeting starts drifting off track.

6. Seien Sie offen für Feedback

6. Be Open to Feedback

Ermutigen Sie die Teilnehmer, Wege zu finden, um Ihre Meetings effektiver zu gestalten. Sagen Sie ihnen im Voraus, dass Sie um Feedback bitten werden, damit sie ihre Gedanken sammeln und hilfreiche Vorschläge machen können. Halten Sie das Feedback möglichst kurz, unkompliziert und positiv. Anstatt zu fragen, "was ist schief gelaufen?", fragen Sie "wie können wir uns verbessern?" Dadurch bleibt der Fokus der Gruppe auf der Verbesserung der Meetings, anstatt auf Fehler hinzuweisen. Bitten Sie die Teilnehmer schließlich, konkrete Beispiele zu nennen, wie sie denken, dass das Meeting produktiver sein könnte.

Encourage attendees to find ways to make your meetings more effective. Let them know in advance you will be asking for feedback so they can gather their thoughts and give helpful suggestions. Keep the feedback short, simple and positive. Instead of asking “what went wrong?”, ask “how we can improve?” This will keep the group’s focus on improving the meetings instead of pointing out flaws. Finally, ask attendees to give specific examples of how they think the meeting could be more productive.


7. Die nächsten Schritte beschreiben

7. Outline the Next Steps

Es ist durchaus üblich, dass Menschen vom gleichen Meeting mit völlig unterschiedlichen Interpretationen dessen, was während des Meetings diskutiert wurde, zurückkommen. Um Verwirrung zu vermeiden, fassen Sie das Meeting kurz zusammen, erinnern Sie alle an das Gesamtziel und stellen Sie sicher, dass jede Person weiß, was ihr nächster Arbeitsschritt ist, bevor das Meeting zu Ende ist. Versenden Sie nach dem Meeting das Protokoll um Missverständnisse zu vermeiden.

It’s quite common for people to come away from the same meeting with completely different interpretations of what was discussed during the meeting. To avoid any confusion, briefly summarize the meeting, remind everyone of the big picture goal and make sure each person knows what their next action item is before the meeting is over. After the meeting, send out meeting notes, responsibilities given and deadlines to ensure everyone is on the same page.

8. Aufzeichnen und Teilen von Meetings

8. Record and Share Meetings

Bei vollen Terminkalendern, persönlichen Urlaubszeiten und kollidierenden Terminen ist es nicht möglich, dass jeder Mitarbeiter an jedem Meeting teilnimmt, zu dem er eingeladen wird. Manager teilen oft die Dokumente, die während einer Sitzung besprochen wurden, aber das Präsentationsmaterial spiegelt nur einen kleinen Teil dessen wider, was wirklich während der Sitzung stattgefunden hat, und lässt das organische Gespräch und die getroffenen Entscheidungen völlig außen vor. Lifesize Record and Share ermöglicht es Ihnen, Teil des Gesprächs zu sein, auch wenn Sie das Meeting nicht besucht haben. Es schaltet die Personen ein, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, und dient als Referenz oder Auffrischung für diejenigen, die daran teilgenommen haben. Mit Lifesize Record and Share erhalten Sie eine robuste Videobibliothek, die Sie sofort ansehen, organisieren, speichern und teilen können, und das alles bequem von Ihrem Browser aus.

With busy schedules, personal time off and conflicting events, it’s not possible for every employee to attend every meeting they are invited to. Managers will often share the documents or deck reviewed during a meeting, but presentation material only reflects a small fraction of what really took place during the meeting and completely leaves out the organic conversation and decisions made. Lifesize Record and Share allows you to be a part of the conversation even if you didn’t make the meeting. It loops those in that were not able to attend the meeting and serves as a reference or refresher for those that did attend. With Lifesize Record and Share, you get a robust video library that you can instantly view, organize, save and share, all from the convenience of your browser.


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